Formica verhilft Logotec zu einer besseren Durchgängigkeit von Prozessen und Dokumentation

Seit über 24 Jahren besticht LogoTec mit hervorragender Produktqualität und enger Kundenbindung. Nachdem das Unternehmen über die Jahre hinweg immer weitergewachsen ist, konnte das bis dato eingesetzte ERP System Büro Plus den steigenden Kundenanforderungen nach detaillierten Angeboten nicht mehr gerecht werden. Grund hierfür war mitunter die fehlende Verzahnung von Bürotätigkeiten und Fertigung. Mittelfristig versuchte man dieses Problem durch den Zusammenschluss mit einer weiteren Software zu lösen, dabei entpuppte sich die hierfür implementierte Schnittstelle allerdings als Problem. Eine Datenübertragung von der Fertigungswerkstatt zum Büro in Echtzeit war nicht möglich was mitunter zu Frustration in der Belegschaft führte.

In dieser Phase kam die Kontaktaufnahme durch das mittelständische Softwareunternehmen BLP Software gerade recht, dessen Produktfamilie Formica Prozesse durchgängig, transparent und kostengünstig darstellen kann. „Nach der hervorragenden online Präsentation durch Tim Beck, der auf jede meiner Fragen eigentlich sofort eine schlüssige Antwort wusste, war ich eigentlich schon überzeugt und wir haben uns dann auch relativ schnell für die Lösung entschieden“, berichtete LogoTec Geschäftsführer Bernhard Oberdörffer.

Formicas Übersicht und lückenlose Verzahnung überzeugt

Zu dieser schnellen Entscheidung führten unter anderem die besagte lückenlose Verzahnung der Prozesse vom Büro bis in die Fertigung sowie die gute Übersicht vom Softwareprogramm Formica, welche sich im Oberflächendesign sowie einem guten Zurechtkommen mit dem System wiederspiegelt. Beides war Geschäftsführer Oberdörffer bereits bei der Präsentation positiv aufgefallen. Weiter positiv aufgefallen ist die hervorragende Dokumentation über alle Unternehmensprozesse hinweg. „Wenn mich jemand anruft und ich suche irgendeine Information zu einem alten Vorgang, dann weiß ich ganz genau wo ich sie finde. Was früher schwierig war, weil ich es an verschiedensten Stellen suchen musste, wurde durch die Durchgängigkeit des Systems komplett vereinfacht.“, zeigt sich Oberdörffer begeistert.

Eine wichtige Hilfe leistet hierbei auch das bei LogoTec eingesetzte Programm Formica ToDo. Das kostenlos mitgelieferte E-Mail-Programm hilft dabei Informationen aus der E-Mail-Kommunikation direkt Prozessenwie Bestellungen zuzuordnen, elektronisch zu archivieren und weitestgehend papierlos zu arbeiten. So lassen sich beispielsweise E-Mails direkt den betreffenden Vorgängen zuordnen und ein Vorgang per Klick aus einer E-Mail öffnen und bearbeiten. Ohne umständliche Speicher- und Verknüpfungsfunktionen bedienen zu müssen, wird sämtlicher Schriftverkehr direkt beim Vorgang archiviert. Oberdörffer will diese Funktion nicht mehr missen: „Die Kombination beider Programme ist hervorragend. Das kenne ich sonst auch von keinem anderen E-Mail-Programm wie beispielsweise Outlook.“

Als anfängliche Herausforderung sah Oberdörffer LogoTecs komplexe Fertigungstiefe und Kundenstruktur. Ihm war bewusst, dass jeder Lohnfertiger anders arbeitet, Strukturen voneinander abweichen und unterschiedliche Anbieter dieser Branche unterschiedlichste Anforderungen an ein System haben. „Bestimmte Sachen sind schwer zu erklären. In unserem Geschäft ist es bspw. sehr wichtig, dass auf jedem Dokument eine Kundennummer auftaucht. Das dient der Orientierung zwischen uns und dem Kunden. Bisher gab es von Seiten BLP aber für jedes Problem eine Lösung. Anpassungen vom Programm sind möglich und es wird sich darum gekümmert“, ist Oberdörffer erfreut.

BLP sorgt für eine reibungslose Implementierung

Die Implementierung der Formica Lösung verlief darüber hinaus reibungslos. „Wir waren bereits nach dem ersten Tag als die Mitarbeiter von BLP gegangen sind im Echtbetrieb. Es wurde nicht gedoppelt, sondern alle Neuaufträge wurden fortan im neuen Programm abgewickelt und alle alten Aufträge im Altsystem“, erklärt Oberdörffer. Insgesamt wurden nach der externen Datenübernahme drei Schulungstage durchgeführt.

Eine organisatorische Umstellung aufgrund der Inbetriebnahme einer neuen Software war hingegen nicht notwendig. „Wir haben uns eigentlich sehr gut wiedergefunden in der Software. Die reine Vorstellung, dass eine Software, das hört man ja oft, mir einen Hut überstülpt, der mir nicht passt, gefällt mir gar nicht, das ist aber bei Formica nicht der Fall. Unsere Prozesse lassen sich in Formica sehr gut abbilden, ohne etwas zu verbiegen. Von der ersten Anfrage übers Angebot zur Bestellung des Kunden zu unseren Fertigungsaufträgen bis zum Warenausgang – da sehe ich unseren Betrieb schon so wie in der Software abgebildet“, so Oberdörffer.

Ausgezeichneter Telefonsupport löst etwaige Probleme schnell

Insgesamt fühlten sich Oberdörffer und seine Mitarbeiter während der Schulungstage sehr gut betreut. Die Schulungen der BLP seien gut strukturiert, einfach nachzuvollziehen und Formica deutlich intuitiver wie sein Vorgänger, lobt Oberdörffer. Auch die Datenübernahme stellte die erfahrenen BLP Kollegen vor keine große Herausforderung. „So lange die Daten im Altsystem gut eingepflegt waren, gab es bei der Übernahme keinerlei Schwierigkeiten“, erklärt Oberdörffer.

Sollten im Nachgang dann doch mal Probleme auftreten, bei denen man nicht weiter weiß, könne man auf den ausgezeichneten Telefon Support der BLP zurückgreifen. Zu regulären Geschäftszeiten verspricht die BLP ständige Erreichbarkeit und schnelle Problemlösung. Der Geschäftsführer von Logotec weiß das zu schätzen: „Erfahrung mit früheren Anbietern war Überforderung und eine Verzögerung von zwei bis drei Tagen bis zur Antwort. Das ist bei akuten Problemen einfach ein Unding. Bei BLP hingegen ist das hervorragend. Ich kann anrufen und bekomme innerhalb kürzester Zeit eine kompetente Antwort und zu 99 Prozent war ich mit den Antworten auch sehr zufrieden“.

Formica verhilft LogoTec zu 20% Einsparung in der Verwaltung

Den Hauptnutzen durch Formica sieht Oberdörffer in der Durchgängigkeit der Prozesse sowie Dokumentation. Formica führe außerdem durch Funktionalitäten wie Formica ToDo und durch die Tatsache, dass man mit dem intuitiven Programm weniger Fehler mache zu erheblichen Zeitersparnissen gegenüber der vorherigen Lösung. Oberdörffer schätzt das Einsparpotential des Verwaltungsaufwands gegenüber dem Altsystem auf bis zu 20 Prozent. Er ist sich außerdem sicher, dass sich Formica innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre amortisieren wird.

Da alles bestens funktioniert ist Oberdörffer mit der Unterstützung durch Formica überaus zufrieden. „Meine persönlichen Highlights sind die Zuverlässigkeit der Prozessdaten, welche zu einer besseren Nachkalkulation führen als das im alten System der Fall war und die Durchgängigkeit der Dokumentation im ganzen Betrieb. Ich muss mich einfach nie fragen: Wo ist jetzt diese E-Mail geblieben? Das ist schon toll.«