Formica ist wie eine zweite Haut

Mit einer genauen Vorstellung, was die Unternehmenssoftware können muss, hielt Harry Fischer, Geschäftsführer von RIFIS, Ende der 1990er Jahre Ausschau nach einer neuen ERP-Lösung, da die bereits bestehende nicht mehr seinen Vorstellungen entsprach. »Wichtig waren mir vor allem die Funktionen für die Kalkulation und die Verfolgung des Fertigungsfortschritts«, berichtet Harry Fischer. Auf den ersten Blick erscheinen diese Punkte als Standardfunktionen jeder ERP-Software, die für Anbieter eigentlich keine große Herausforderung darstellen sollte. Doch gerade bei der Preiskalkulation fand der Firmenchef nicht die Lösung, die ihm vorschwebte: »Angefragte Softwareanbieter gaben an, dass die Kalkulation keinen Fokus darstelle, da ohnehin kalkuliert wird wie es beliebt – sei es beispielsweise nach Erfahrungswerten, Gewicht oder Quadratmetern.«

Jedoch legte Harry Fischer Wert darauf, dass das künftige Programm die Kalkulation auf der in seinem Unternehmen üblichen Weise berechnet und zwar auf Basis aller tatsächlichen Einflussfaktoren. Dies hat zur Folge, dass es bei RIFIS vollkommen egal ist, bei welchem Vertriebsmitarbeiter ein Kunde den Preis eines Teiles anfragt, denn er wird immer denselben Wert bekommen.

Begleitend zu einer modernen ERP-Lösung setzt der seit 1934 bestehende klassische Familienbetrieb mit internationaler Ausrichtung auf qualifizierte Mitarbeiter und einen modernen Maschinenpark. RIFIS fertigt kundenspezifische Einzelteile, Baugruppen und Fertigprodukte für Industrie und Handwerk im In- und Ausland.

Mit Formica schnell und zuverlässig kalkulieren

Obwohl selbst BLP anfangs nicht die gewünschten Kalkulationsmöglichkeiten bot, entschied sich Rifis für deren Lösung. Denn die BLP-Führung versprach, das Programm entsprechend anpassen zu können. Harry Fischer, der sich für den Auswahlprozess ein ganzes Jahr Zeit genommen hatte und noch zwei weitere Softwareprodukte in die engere Auswahl genommen hatte, vertraute diesem Versprechen. Grundlage dafür war, dass es sich im Gegensatz zu anderen ERP-Lösungen um eine komplett selbst entwickelte Lösung handelte, bei der sich Modifikationen zuverlässig durchführen lassen.

Formicas Basis der Preisermittlung sind Tabellen zur Erfassung von Material, Arbeit und zugekaufter Fremdarbeit. Die Erfassung kann durch die Übernahme bestehender Stücklisten und Arbeitspläne stark vereinfacht und beschleunigt werden. Umgekehrt lassen sich auch qualifizierte Stücklisten und Arbeitspläne als Stamm- und Bewegungsdaten direkt aus einer Kalkulation anlegen. Aus den in einer Kalkulation erfassten Stücklistenpositionen können Anwender direkt Anfragen an den Einkauf übergeben. Vom Einkauf eingepflegte Preise werden wiederum unmittelbar in die Kalkulation zurückgeschrieben. Zu jeder erfassten Losgröße errechnet sich systemseitig unter Bezugnahme aller erfassten Zuschlagsätze der Verkaufspreis. Einflussgrößen wie Material, Fremdarbeit und Rüstkosten kann Formica auf die unterschiedlichsten Weisen berücksichtigen und übernehmen. Bei der Kalkulation eines Artikels mit mehrstufiger Stückliste werden automatisch für alle untergeordneten Baugruppen Kalkulationen mit Bezug zur übergeordneten Kalkulation angelegt. Entsprechende Änderungen berücksichtigt Formica bei der Neuberechnung losmengengenau.

Das zweite wichtige Auswahlkriterium von RIFIS, die Fertigungsfortschrittverfolgung, war vollwertig in Formica vorhanden. Durch sie können Verantwortliche jederzeit sehen, wo sich welches Teil befindet und wie der Bearbeitungsstand ist.

Unkomplizierte Einführung von Formica

Im ersten Implementierungsschritt wurde bei RIFIS noch eine Vorgängerversion der heutigen Unternehmenssoftware Formica implementiert. Nur ungern trennte sich Harry Fischer zunächst von dieser reibungslos funktionierenden Lösung, um nach einigen Jahren auf das heutige Formica zu wechseln. Doch auch dieser Wechsel klappte schnell und unkompliziert. Der Firmenchef nutzte die Gelegenheit, bei der Umstellung die Datenablage und funktionelle Unterstützung sowie Verknüpfungen weiter zu verbessern. Um sicher zu gehen, eine fehlerlose Datenbasis nutzen zu können, nahm er die Eingabe der Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten über mehrere Tage hinweg persönlich vor. Er begründet dies wie folgt: »Formica beziehungsweise ERP-Programme im Allgemeinen sind für einen Fertigungsbetrieb wie eine zweite Haut. Damit sie einwandfrei funktionieren ist es entscheidend, dass die Basis stimmt und die Daten aktuell und gepflegt sind.« Durch die Software werde ein Grundraster geschaffen, das alle Abläufe im Unternehmen auf die gleiche Art und Weise erfasst. Mit Formica steuert ein System sämtliche Vorgänge im Betrieb, so dass alle Mitarbeiter automatisch strukturiert und nach demselben Muster arbeiten.

Stark unterstützt wird diese einheitliche Vorgehensweise durch die Kommunikationssoftware Formica ToDo, die eng mit Formica ERP verknüpft ist. »Es gibt nichts Besseres als diese Verknüpfung. Alles ist aus einem Guss«, so Harry Fischer. Hierdurch können die RIFIS-Mitarbeiter beispielsweise eben erstellte Angebote direkt versenden, ohne das Programm wechseln zu müssen. Erhält ein Mitarbeiter die E-Mail eines Lieferanten, wird dieser E-Mail automatisch die richtige Lieferantennummer zugeordnet. Da derartige E-Mails für jeden autorisierten Mitarbeiter sichtbar sind, befinden sich alle Mitarbeiter auf dem gleichen Informationsstand.

Formica passt sich Betriebsabläufen an

Für die Einführung der Software waren bei RIFIS keine organisatorischen Umstellungen notwendig. Dass sich Formica an den Betriebsablauf anpassen konnte, betrachtet Harry Fischer sogar als Alleinstellungsmerkmal: »In diesem Zusammenhang war es beispielsweise möglich, eine Terminverfolgung zu integrieren, die genaue Datumsangaben für bestimmte Arbeitsschritte zulässt.« Zum Beispiel könne man das Sägen eines Werkstücks vom 2. bis 8 Juni planen. Ist dies dann nicht erfolgt, erhält der Mitarbeiter eine Erinnerungsmail.

Für alle Anwendungsfälle und Situationen bescheinigt Harry Fischer BLP einen hervorragenden Support: »Es ist nahezu erstaunlich, mit welch hoher Auffassungsgabe die BLP-Mitarbeiter das Unternehmen und Geschäftsabläufe verstehen.« Der Firmenchef ist mit Formica rundum zufrieden und kann sagen, dass die Lösung bei ihm bestens funktioniert. Er weist jedoch darauf hin, dass jedes Unternehmen für sich genauestens entscheiden sollte, ob es eine entsprechende Lösung ebenso »leben« möchte. Schließlich hängt der Programmerfolg stark davon ab, wie intensiv das System angewandt wird und das Unternehmen sich damit identifiziert.