Formica ToDo Email

Für die Erfassung und Bearbeitung von Emails stehen u.a. folgende Funktionen zur Verfügung:

FORMICA Korrespondenz:

  • Direkte Weiterleitung und Archivierung von Emails zu Vorgängen.
  • Belege wie z.B. ein Auftrag können direkt aus FormicaToDo geöffnet werden.

Kontaktverwaltung:

  • Formica ToDo und Formica SQL PPS/WWS greifen auf dieselben Kontaktdaten zurück. Durch die zentrale Erfassung von Kontakten in Formica ToDo und /oder Formica SQL PPS/WWS wird die zeitaufwendige Pflege von Kontakten in mehreren Programmen systemseitig verhindert.
  • Formica ToDo unterstützt das vcard Format. Hierdurch können Kontakte exportiert werden, z.B. um diese in externe Geräten (z.B. Handy, PDA) einzulesen.

Ordnerverwaltung:

  • Frei definierbare persönliche und öffentliche Ordner und Ordnerstrukturen.
  • Berechtigung für öffentliche Ordner über Ordnerrechteverwaltung einstellbar.
  • Ordner für Faxein- und –ausgang.
  • Ordner für gescannte Dokumente.
  • Automatische Archivierung nach individuell einstellbaren Regeln.

Emailerstellung und -verwaltung:

  • Einfache und sichere Verschlüsselung von Emailinhalten.
  • Emails können in Form von neuen Emails, Antwortemails, Weiterleitungsemails und erneut gesendeten Emails über Funktionen oder über die rechte Maustaste erstellt werden.
  • Für die Emailerstellung steht Formica Write zur Verfügung (siehe Formica Write).
  • Beantwortung und Weiterleitung wird im Kopf des Vorschaufensters der Nachricht mit Datum, Uhrzeit und Nachrichtenempfänger angezeigt.
  • Über die Funktion Drucken kann die gewählte Nachricht ausgedruckt werden.
  • Über die Funktion Aktualisieren werden Nachrichten außerhalb des individuell eingestellten Abholzykluses sofort abgerufen.
  • Über die Funktion Adressbuch können neue Kontakte angelegt oder bestehende Kontakte geändert bzw. gelöscht werden.
  • Nach Aufruf der Funktion Suche öffnet sich die Schnellsuche von Formica ToDo. Der Inhalt von Nachrichten kann nach frei wählbaren Stichworten durchsucht werden. Das Suchergebnis wird in einer Liste angezeigt. Jede der angezeigten Nachrichten kann zur Ansicht geöffnet werden, bzw. zu einer neuen Nachricht weiterverarbeitet werden.
  • Über die Funktion Als Text kann eine im HTML Format vorliegende email in Textformat angezeigt werden.
  • Nach Markierung einer Email kann über die rechte Maustaste ein Formular zur Filterung eingehender Emails aufgerufen werden. Der Filter kann bei entsprechender Berechtigung für alle Emailclients oder nur für die eigenen Emails gesetzt werden. Das Konzept wird unter der Position Emailserverkonzept detaillierter erläutert.
  • Telefonische Direktwahl aus Emails.
  • Terminanzeige im Lesebereich des aktiven Ordners.
  • Gruppierung der Emailanzeige nach individuellen Vorgaben.

Emailversandeigenschaften:

  • Priorität- und Vertraulichkeitseinstellung.
  • Anforderung einer Lese- und / oder Empfangsbestätigung.
  • Festlegung des Versendezeitpunkts der Email.
  • Zuordnung einer Aufgabe zu einer Email.
  • Über die automatische Zuordnung einer Aufgabe wird an die Email zum festgelegten Zeitpunkt erinnert.
  • Über die Funktion Ablegen kann festgelegt werden, ob die Email einem Dokument in Formica SQL WWS zugeordnet wird.

Alle Eigenschaften sind zentral unter einer Funktion aufrufbar.

Persönliche Einstellungen:

Einstellmöglichkeiten für persönliche Termine, Emails und Aufgaben sind u.a.:

  • Die persönliche Ansicht der Kalenderdaten.
  • Sie Kategorisierung von Terminen.
  • Der Abholzyklus für neue Mails.
  • Anlage von Empfängergruppen.
  • White und Blacklists.
  • Signaturen und Schriftarten.
  • Die Verwaltung von Rückantworten im Abwesenheitsfall.
  • Der Datenimport aus anderen Emailprogrammen.

Formica Write:

Unter anderem bietet Formica Write für die Erstellung von Emails folgende Möglichkeiten:

  • Emailempfängerauswahl direkt aus den zentralen Formica Kontaktdaten1).
  • Rechtschreibprüfung.
  • Textbearbeitungsmerkmale.
  • Emails als Entwurf speichern.
  • Email drucken.
  • Aufruf der Emailversandeigenschaften (Optionen).

1) Es sind die gleichen Daten wie Sie auch in Formica SQL PPS/WWS verwendet werden. Jeder Kontakt wird somit nur einmal gepflegt. Alternativ kann der Kontakt auch aus den zuletzt aufgerufenen Kontakten ausgewählt werden. Wird diese Liste mit der Zeit zu unübersichtlich, können gezielt Kontakte gelöscht werden.

Das Emailserverkonzept:

Beim Austausch geschäftlicher Informationen per postalischer Zustellung legen Unternehmen größten Wert auf gezielte Sichtung und Verteilung der Post durch autorisierte Personen. Der Austausch geschäftlicher Informationen per Email nimmt ständig zu, nicht jedoch im Gegensatz zur postalischen Sichtung, die Sorgfalt bei Verteilung und Ablage der so ausgetauschten Informationen. Entscheidende Nachteile vieler gängigen Emailprogramme sind u.a. :

  • Speicherung der Daten ausschließlich auf lokalen Speichermedien (dezentral).
  • Zentrale und dezentrale Speicherung.
  • Speicherung der Daten auf Servern von Providern, externen Anbietern von Speicherkapazitäten, etc.
  • Unkontrollierbare direkte Kommunikation interner Arbeitsplätze mit externen Arbeitsplätzen (Empfängern).
  • Zeitaufwendige dezentrale regelbasierte Unterdrückung von Spam.

Die Konzeption von FormicaToDo setzt an obigen Schwachpunkten an:

  • Alle Daten ein- wie ausgehend werden zentral durch das FormicaToDo-Serverprogramme verwaltet. Kommunikation mit externen Teilnehmern ist durch das Regelwerk des Servers kontrollierbar.
  • Auf dem Server können Regeln zur Steuerung von ein- und ausgehende Mails hinterlegt werden. Das Regelwerk ist schnell und flexibel an ständig neue ex- und interne Anforderungen anpassbar.
  • Durch Einzelberechtigung können Regeln für jeden Arbeitsplatz (user) definiert werden.