Unternehmenssoftware (ERP) mit Dokumentenmanagement Software (DMS Software) und Archivierung

Mit diesem Modul können interne und externe Dokumente (Belege) auf einfachste Art und Weise vorgangsbezogen abgelegt und verwaltet werden. Der Einsatz einer zusätzlichen Archivierungssoftware ist nicht erforderlich.

 

Um den Aufwand für die Suche in Vorgängen zeitlich und kostenseitig zu minimieren, muss die vorgangsbezogene Datenmenge so klein wie möglich gehalten werden. Die effektivste Organisationsform ist hierfür die Ablage direkt beim zugehörigen Beleg (Modul s.u.).

 

In Formica SQL können in nachfolgend aufgeführten Modulen Dokumente automatisch zum Beleg archiviert und verwaltet werden.

 

Angebot, Auftrag, Kommission, Lieferschein, Rechnung, Anzahlungsrechnung, Gutschrift, Anfrage, Bestellung, rechnerische Wareneingangskontrolle, Fertigungsauftrag, Serviceauftrag, Tätigkeiten.

 

Formica SQL DMA unterscheidet interne und externe Dokumente.

 

Beispiele für interne Dokumente sind Lieferscheine und Fertigungspapiere.

 

Beispiele für externe Dokumente sind Eingangsrechnungen, Speditionspapiere und QS-Prüfberichte.

 

Für die mittels Formica SQL DMA komplett automatisierte Ablage der Dokumente direkt beim zugehörigen Beleg ist es unerheblich ob es sich um ein internes oder externes Dokument handelt. Mittels des auf dem Dokument befindlichen Barcodes ordnet Formica SQL DMA das Dokument, nachdem es gescannt worden ist, automatisch dem Beleg zu *).

 

Jeder Scanvorgang kann beliebig viele unsortiert vorliegende Seiten beinhalten, die beleggerechte Zuordnung *) und die Speicherung der Seiten in Dateien vom Typ pdf übernimmt Formica SQL DMA.

 

Pro Scanvorgang und Beleg wird eine Datei erstellt und automatisch unter Angabe der Seitenanzahl in einem eigenen Ordner im zugehörigen Modul unter der entsprechenden Belegnummer gespeichert (Abb. 1).

 

Für die Zuordnung interner Belege wird auf den Ausrucken der benötigte Barcode systemseitig angedruckt (Abb. 2 und 3)

 

 

Für die Zuordnung externer Belege kann aus jedem Modul die Anzahl benötigter Etiketten ge-druckt werden (Abb. 4).

 

 

Um den automatischen Ablageprozess schnell, komfortabel und sicher zu machen sind hohe Anforderungen an die Lese- und Erkennungsgeschwindigkeit sowie an den Barcodedruck in Formica SQL DMA umgesetzt worden. Im Regelfall werden aus einer gescannten Datei ca. 50 Seiten / Minute mittels des Formica Barcodeerkennungsdienstes (BED) fehlerfrei gelesen und archiviert. Alle in Formica gedruckten Barcodes sind auf die scannertypischen Eigenschaften von Mehrblatteinzugsscannern (ADF) ausgerichtet. Kann ein Barcode einmal nicht gelesen werden, wird hierfür eine Meldung per Email versendet.

 

*): Die Reihenfolge der Seiten / Dokument wird wie gescannt übernommen.