Unternehmenssoftware (ERP) mit Simplifierfunktionalität

Formica Simplifier Module und Funktionen werden entwickelt, um dem user im täglichen Umgang mit den BLP-Produkten kleine und große Zeitvorteile mit dem Ziel zu verschaffen, die Gesamtzeit für die Bewältigung der Arbeit zu verkürzen. Für nachfolgend beschriebene Tools sind Einsparungszeiten erfass- und messbar.

Volltextsuche

Mittels der Volltextsuche können beliebige Daten sekundenschnell gesucht werden.

 

  • Suchbegriffe können exakt, ungenau und kombiniert eingegeben werden.
  • Um das Suchergebnis möglichst klein zu halten, kann die Suche und damit das zu erwartende Ergebnis eingeschränkt werden.
  • Die durch Auswahlboxen unterstützte Kriterienauswahl ist schnell und einfach zu bedienen.

 

Die Suche ist durch spezielle Such- und Speicherverfahren so angelegt, dass die Datenermittlung und –bereitstellung in wenigen Sekunden (siehe Tabelle: Beispiel einer Datensuche im Modul Angebot) erfolgt.

 

Modul / ausgewerterter Datenumfang Suchbegriff(e) Genauigkeit Suchzeit Ergebnis (Anzahl Datensätze)
Modul Angebot scheibe exakt 1 Sekunde 287 ms 247 Datensätze
20.000 Angebote pal scheibe nicht exakt / beide Teilbegriffe 7 Sekunden 110 ms 224 Datensätze
durchschn. 2,5 Positionen pall scheibe exakt / beide Teilbegriffe 1 Sekunde 766 ms 2 Datensätze

Textbeschreibung mit Formica Write

Formica Write ist ein in vielen Modulen komplett integriertes Schreibprogramm. Durch Write stehen u.a. folgende Funktionen für die Gestaltung von Texten zur Verfügung:

 

  • Schriftgrößenänderung, Schriftfarbenänderung,
  • Einsatz von Tabulatoren,
  • Einstellung der Seitenbreite,
  • Anordnungsfunktionen (linksbündig, rechtsbündig, zentriert, block),
  • Textsuchen und -ersetzen,
  • Kopieren und einfügen, rückgängig,..
  • Rechtschreibhilfe,
  • Kopf- und Fußzeilenverwaltung,
  • Tabellenintegration

Verwaltung der gesamte Korrespondenz

Die Ablage jeglicher Korrespondenz (Schriftverkehr, Gesprächsnotizen, …) direkt beim Vorgang (z.B. Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Artikelanfrage, Bestellung) schafft die Voraussetzung um einen Vorgang mit kleinst möglichem Aufwand zu verwalten. Eingangspost (Emails, Faxe, gescannte Dokumente) können sofort und direkt als Korrespondenz in dem zugehörigen Vorgang abgespeichert werden. Jeglicher Schriftverkehr sowie alle Gesprächsnotizen werden direkt aus dem Vorgang erstellt und verwaltet. Hilfreiche systemseitige Ergänzungen wie z.B. Benutzer, Datum und Uhrzeit erhöhen die Informationsqualität.

Belegverfolgung

Die Belegverfolgung sichert den kompletten Überblick über Vorgänger- und Nachfolgedokumente zu einem Vorgang, unabhängig wie oft er verzweigt und verändert wird. Es spielt hierbei keine Rolle mit welchem Beleg die Suche beginnt. Step bei Step kann durch einfachen Mausklick der (die) Vorgänger- oder Nachfolgebeleg(e) aufgerufen werden. In der Warenwirtschaft typische Belegketten sind:

 

Bei Lieferung ab Lager:
Auftrag, Lieferschein, Rechnung
Auftrag, Kommission, Lieferschein, Rechnung
Angebot, Auftrag, Kommission, Lieferschein, Rechnung
Angebot, Auftrag, Kommission, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift

Bei Lieferung über Zukauf:
Auftrag, Bestellung, Wareneingang, Kommission, …, Eingangsrechnung
Auftrag, Artikelanfrage, Bestellung, Wareneingang, ,…, Eingangsrechnung
Angebot, Auftrag, Artikelanfrage, Bestellung, Wareneingang… Eingangsrechnung

Bei Lieferung über Fertigung:
Auftrag, Arbeitsvorbereitung, Fertigung, Kommission,…. Rechnung/Eingangsrechnung
Angebot, Auftrag, Arbeitsvorbereitung, Fertigung, Kommission,…. Rechnung/Eingangsrechnung

Verfügbarkeitsbedingte gemischte Strukturen der aufgezeigten Möglichkeiten

Beleginspektor und Menüleiste

Bei der täglichen Arbeit erzwingen ex- und intern veranlasste Anfragen, Rückfragen, … häufig das Verlassen des aktuellen Datensatzes, um Informationen eines anderen Datensatzes im selben Modul oder Informationen aus einem anderen Modul bereitzustellen. Ist die Arbeit abgeschlossen muss zum ursprünglichen Vorgang zurückgewechselt werden. Klassisch geschieht dies über den Wechsel des Moduls und / oder über die erneute Suche nach dem verlassenen Datensatz. Beides Vorgänge die nicht viel Zeit kosten, deren Zeitinanspruchnahme sich aber über Tage und Monate auf etliche Stunden addiert.

 

An der Reduktion dieser Zeiten setzen die Module Menüleiste und Beleginspektor an.

 

Die Menüleiste zeigt alle offenen Module an, um direkt über die Menüleiste in das gewählte Modul wechseln zu können. Es spielt hierbei keine Rolle, ob das Modul am Bildschirm sichtbar ist oder nicht. Ferner kann für jedes Modul individuell eingestellt werden, ob es beim Start von Formica direkt geöffnet wird.

 

In den Beleginspektor können Datensätze durch einfaches anklicken im Modul abgelegt werden. Systemseitig werden Datensätze beim Wechsel auf einen anderen Datensatz im selben Modul abgespeichert. Somit sind die Voraussetzungen erfüllt, durch einfachen Klick im Beleginspektor zu dem zur Weiterbearbeitung anstehenden Datensatz zurück zu wechseln. Die Anzahl der im Beleginspektor gespeicherten Datensätze ist frei einstellbar. Ist die maximale Anzahl erreicht wird der älteste Eintrag automatisch gelöscht während der jüngste Eintrag an erster Stelle eingefügt wird. Angezeigt werden grundsätzlich der Vorgang und die Vorgangsnummer. Der Beleginspektor kann zu- und abgeschalten werden, seine Position auf dem Bildschirm ist frei einstellbar.

 

Sprungfunktion

In Formica SQL PPS/WWS ist die Informationskette über alle Vorgänge konsequent hinterlegt. Dies bedeutet, dass jeder Vorgang seine(n) Nachfolger und Vorgängerbelege kennt. Per Mausklick auf den entsprechenden Datensatz kann der Anwender auf diesen direkt verzweigen. So lassen sich z.B. Vorgänge direkt bis zum Anfang / Ende verfolgen, Stammdaten direkt öffnen, etc… . Zeitverluste durch Umständliches navigieren werden vermieden.

TODO-Belegöffner

Häufig beziehen sich eingehende Emails auf Vorgänge in der Warenwirtschaft, dem Service oder den Artikel-, Kunden-, Lieferantenstammdaten. Mit Hilfe des ToDo Belegöffners können die Vorgänge direkt aus der Email geöffnet werden. Der Programmwechsel, der Start des entsprechenden Moduls und die Suche nach dem Datensatz werden zeitgleich programmseitig erledigt.

 

Liegt die Zeitersparnis durch das direkte Öffnen eines Belegs bei ca. 10-20 Sekunden / Beleg, werden bei 10 Mitarbeitern und 20 belegorientierten Vorgängen / Tag ca. 167 Stunden Zeit  / Jahr eingespart (Annahme: Zeitaufwand / Vorgang 15 Sekunden).

TODO-Belegarchivierung

Wenn eingehende Emails zu Vorgängen in der Warenwirtschaft, dem Service oder den Artikel-, Kunden-, Lieferantenstammdaten abgespeichert werden, wird mit der direkten Weiterleitung aus Formica ToDo pro Vorgang ca. 1-2 Minuten Zeit eingespart.

 

Für 10 Mitarbeiter und 20 belegorientierte Vorgänge / Tag werden ca. 666 Stunden Zeit  / Jahr eingespart (Annahme: Zeitaufwand / Vorgang 1 Minute bei herkömmlicher Ablage).

 

In Summe können durch den Einsatz von Formica ToDo bei 10 Mitarbeitern ca. 5 Mannmonate Zeit (ToDo Belegöffner + ToDo Belegarchivierung) eingespart werden.

 

Weiteres Einsparpotential bietet die Reduktion der täglichen Suchzeiten für das Suchen von Unterlagen, Recherchieren nach verlegten Informationen oder langwieriges Durchforsten überfüllter E-Mail-Postkästen. Pro Arbeitsplatz werden hierfür bis zu 1,5 Stunden täglich an Arbeitszeit verwendet.

 

Tapi

Mit Tapi können Rufnummern direkt aus Formica angewählt werden. Ferner können eingehende Anrufe signalisiert werden. In einer Liste werden ein- und ausgegangene Anrufe angezeigt. Aus der Ausgangsliste kann wiederum direkt gewählt werden.